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L'état de rapprochement des stocks est un document qui permet de concilier les données comptables des stocks avec les données physiques réelles présentes dans l'entrepôt ou les magasins de l'entreprise. Pour le compléter et actualiser les données informatiques sur le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) de l'entreprise, voici ce que vous pouvez inclure :
1. **Date de rapprochement :** Indiquez la date à laquelle le rapprochement est effectué pour assurer l'exactitude des données.
2. **Description des stocks :** Identifiez les articles ou produits en stock, en incluant leur code, leur désignation et toute autre information pertinente.
3. **Quantité théorique en stock :** Inscrivez la quantité de chaque article telle qu'elle est enregistrée dans le système informatique de gestion des stocks (PGI).
4. **Quantité physique en stock :** Réalisez un inventaire physique en comptant réellement les articles en stock dans l'entrepôt ou les magasins de l'entreprise.
5. **Différence :** Calculez la différence entre la quantité théorique et la quantité physique pour chaque article.
6. **Raisons des écarts :** Identifiez et documentez les raisons des écarts entre les quantités théoriques et physiques, comme les erreurs de saisie, les vols, les casses, etc.
7. **Actions correctives :** Proposez des actions correctives pour résoudre les écarts identifiés, comme ajuster les enregistrements informatiques, réviser les procédures d'inventaire, etc.
8. **Validation et signature :** Faites valider l'état de rapprochement par les responsables concernés et obtenez leurs signatures pour attester de son exactitude et de sa complétude.
En suivant ces étapes, vous pourrez actualiser les données informatiques sur le PGI de l'entreprise en tenant compte des ajustements nécessaires pour refléter avec précision la situation réelle des stocks.
1. **Date de rapprochement :** Indiquez la date à laquelle le rapprochement est effectué pour assurer l'exactitude des données.
2. **Description des stocks :** Identifiez les articles ou produits en stock, en incluant leur code, leur désignation et toute autre information pertinente.
3. **Quantité théorique en stock :** Inscrivez la quantité de chaque article telle qu'elle est enregistrée dans le système informatique de gestion des stocks (PGI).
4. **Quantité physique en stock :** Réalisez un inventaire physique en comptant réellement les articles en stock dans l'entrepôt ou les magasins de l'entreprise.
5. **Différence :** Calculez la différence entre la quantité théorique et la quantité physique pour chaque article.
6. **Raisons des écarts :** Identifiez et documentez les raisons des écarts entre les quantités théoriques et physiques, comme les erreurs de saisie, les vols, les casses, etc.
7. **Actions correctives :** Proposez des actions correctives pour résoudre les écarts identifiés, comme ajuster les enregistrements informatiques, réviser les procédures d'inventaire, etc.
8. **Validation et signature :** Faites valider l'état de rapprochement par les responsables concernés et obtenez leurs signatures pour attester de son exactitude et de sa complétude.
En suivant ces étapes, vous pourrez actualiser les données informatiques sur le PGI de l'entreprise en tenant compte des ajustements nécessaires pour refléter avec précision la situation réelle des stocks.